Поръчка и заприхождане на стока

Аудитория

Персонал на магазина, отговорник доставки.

1. Поръчка към доставчик

1. Отворете Покупки. Виждате всички поръчки и техните състояния: чернова (заявка за оферта), изпратена, потвърдена, получена, фактурирана.

2. Натиснете Нов и изберете доставчика. Добавяйте стоки с Добави продукт: доставната цена се попълва автоматично от картона на стоката за този доставчик.
3. Проверете количествата и натиснете Изпращане по имейл (доставчикът получава поръчката като PDF) или направо Потвърждаване на поръчката, ако сте я уговорили по телефона.

Автоматично заявяване

За стоки с настроен минимум системата сама предлага какво да се поръча, когато наличността падне под прага (правила за презареждане). Един клик превръща предложението в чернова на поръчка.

2. Приемане направо от поръчката

Най-краткият път, когато доставчикът донесе стоката: всичко се въвежда на едно място, в поръчката, от която после се прави и фактурата.

1. Отворете потвърдената поръчка. В редовете има колона Срок на годност: тя показва срока, с който стоката ще бъде заприходена (докато не го промените, това е срокът по подразбиране от картона на стоката).
2. Сверете доставката с поръчката и въведете срока на годност от опаковката на всеки ред. Напишете датата (например 19.06.2027) и натиснете Enter.
3. Ако доставчикът е донесъл друго количество, коригирайте го на реда. Ако е донесъл стока, която не сте поръчвали, добавете я с Добави продукт, заедно с количеството и срока ѝ.
4. Запазете поръчката (иконата с облачето до името ѝ, горе вляво). Сроковете, количествата и добавените редове отиват в чакащото постъпление.
5. Отворете постъплението с умния бутон Получаване и натиснете Валидирай. Партидите се създават автоматично, със сроковете, въведени в поръчката.

Търсене и отметки при дълга поръчка

• Търсене на ред. Над редовете има поле за търсене: напишете част от името, артикулния код, кода на стоката при доставчика или баркода (поне 6 цифри от него), или сканирайте баркода направо в полето. Остават само съвпадащите редове; няколко думи трябва да съвпаднат всички, в какъвто и да е ред. Бутонът ✕ връща всички редове.
• Обработени редове. Ред, който промените в поръчката (количество, цена, срок и т.н.), се оцветява в зелено и се отбелязва като Обработен. Ред, който е доставен точно както е поръчан, отметнете ръчно с отметката в началото на реда; със същата отметка се маха и погрешно поставена. Над редовете се вижда колко от всички са обработени.

Кога срокът не може да се пише в поръчката

• Стоката вече е приета: срокът е записан в партидата и се вижда, но не се променя оттук.
• Един ред е приет на няколко партиди с различни срокове (например от баркод скенера): колоната показва най-ранния срок в оранжево. Сроковете се коригират в самото постъпление, по партиди.
• Стоки без партиди и срок (например сапун): колоната е празна.
• Поръчката още не е потвърдена: колоната се появява след потвърждаване, когато вече има постъпление.

3. Заприхождане ръчно (от документа)

Когато стоката пристигне:

1. Отворете потвърдената поръчка и натиснете умния бутон Получаване, или отидете в Инвентар, Операции, Трансфери и отворете чакащото постъпление.

2. Сверете редовете с доставената стока. Ако нещо липсва, коригирайте количеството на реда.
3. За всяка стока въведете партидата и срока на годност от опаковката (иконата със списъка в края на реда отваря редовете по партиди). Една доставка може да носи и няколко партиди от една стока: добавете по един ред за всяка.
4. Натиснете Валидирай. Ако сте приели по-малко от поръчаното, системата пита дали да създаде неизпълнена поръчка (backorder) за остатъка: така недоставеното остава чакащо и не се губи.

4. Заприхождане с баркод скенер

По-бързият начин при по-големи доставки: броите и сканирате, без да гледате документа.

1. Отворете приложението Barcodes от главното меню.

2. Изберете Picking IN (постъпления) и след това типа операция за приемане.

3. Сканирайте баркода на стоката от опаковката (баркодът на производителя). Стоката се разпознава и се отваря ред за нея.
4. Въведете преброеното количество (курсорът вече е в полето) и потвърдете със зелената отметка или с Enter. За стоки по партиди въведете и партидата и срока на годност от опаковката. Стоките, които се водят по брой (без партида), също се броят така: сканът сам не добавя бройка. Продължете със следващата стока.
5. Накрая потвърдете операцията. Наличностите се увеличават веднага, по партиди.

Бързо сканиране (за по-бавни скенери)

На по-бавен ръчен скенер (Android терминал) голяма доставка се приема по-бързо от екрана Бързо сканиране. Отворете постъплението и натиснете бутона Бързо сканиране (със светкавица) до Scan barcodes. На телефон бутоните горе са събрани в едно меню: отворете го. Двата екрана записват по едни и същи правила и работят един до друг: ползвайте по-удобния.

1. Сканирайте стоката. Тя се отваря най-горе, а курсорът е в Количество.
2. Въведете преброеното и натиснете Enter или Запиши. Бутонът Всички попълва остатъка по реда. Повторен скан на същата стока добавя една бройка. Ако сканирате следващата стока, докато има въведено количество, то се записва.
3. За стоки по партиди първо сканирайте или въведете партидата от опаковката. Годно до е попълнено по правилото на продукта: сменете го по етикета, ако е различно. Стока, дошла в няколко партиди, се записва партида по партида.
4. Количество над заявеното се записва само след потвърждение: Приеми въпреки това.
5. При непознат баркод натиснете Добави към продукт… и изберете реда на стоката. Баркодът се добавя към продукта и оттам нататък се разпознава.
6. Накрая натиснете Валидирай. При непълна доставка системата пита за остатъка, както обикновено.

Списъкът показва само оставащите редове (бутонът Оставащи / Всички превключва), полето Търси ред търси по име, код или баркод, а кошчето до записана партида я премахва.

Стоки без баркод в системата

Ако скенерът изпищи, а системата не разпознае стоката, баркодът липсва в картона на продукта. Отворете Инвентар, Продукти, намерете стоката и попълнете полето Баркод, като го сканирате в него. Оттам нататък се разпознава навсякъде: на касата, при приемане и при ревизия.

Партиди и срокове на годност

Всички хранителни стоки се водят по партиди със срок на годност. Системата изважда стоката по правилото "първо изтичащото" (FEFO), предупреждава за наближаващи срокове (Инвентар, Продукти, Партиди/Серийни номера, филтър по дата на тревога) и пази пълна проследимост: от коя доставка и кой доставчик е всяка бройка.

Какво следва

Доставчикът изпраща фактура: тя се създава от поръчката с един клик (бутон Създай сметка) и счетоводството я осчетоводява и плаща по банка. Вижте и печата на етикети за новополучената стока.