Работа с документи
Аудитория
Всеки служител, който качва и търси документи. Нужно е право Документи: Потребител и група за достъп до съответната директория (виж Настройка).
Модулът се отваря от иконата Документи в главното меню. Има две основни менюта:
- Файлове - всички документи, до които имате достъп. Вляво е панелът с директориите и категориите - клик върху директория показва само нейните файлове, а числото до нея е колко файла има вътре.
- Директории - папките като плочки. Отваряте папка, за да видите поддиректориите и файловете в нея.
Горе вдясно се сменя изгледът: плочки, списък, графика или обобщаваща таблица.
Качване на документ
Бързо, от плочките: отворете Файлове, изберете директорията в левия панел и завлачете файловете от компютъра върху екрана или натиснете синия бутон за качване горе вляво. Може няколко файла наведнъж - всеки става отделен документ в избраната директория. Без избрана директория системата отказва с „You must select a directory first".
Един по един, с попълване на данните:
- Файлове, бутон Нов.
- Име - както ще се търси, напр. „Договор за доставка - Алфа ООД".
- Директория - къде да влезе.
- Съдържание - качете файла.
- По желание Категория и Етикети.
- Запишете.
Ако качването откаже
Файлът е по-голям от позволения размер (по подразбиране 25 MB) или разширението му е забранено. И двете се задават от администратора в Документи, Конфигурация, Общи настройки.
За деловодните полета - вид, номер, получател/изпращач, проект - виж Деловодство и етикети.
Търсене
В лентата за търсене пишете част от името на файла. Падащото меню до нея дава:
- Филтри - Моите файлове, Архивирани файлове, по дата на създаване и промяна; с деловодството и Входящи, Изходящи, Вътрешни;
- Групиране по - директория, категория, хранилище, цвят, а с деловодството и Вид документ и Проект. Търсенето по Вх./изх. номер, Получател/Изпращач и Проект става направо от лентата: напишете текста и изберете реда „Търси в …".
Преглед и изтегляне
Отворете файла. PDF и картинки се показват направо в браузъра, без изтегляне. За изтегляне отворете менюто на плочката (трите точки) и изберете Изтегли.
Под файла е чатърът: бележки, съобщения до колеги и историята на промените. Деловодните полета (вид, номер, получател/изпращач, проект) са проследени - всяка промяна се записва с кой и кога.
Заключване при редакция
Когато работите върху документ и не искате друг да го подмени междувременно, натиснете Заключи горе във файла. Докато е заключен, само вие можете да го променяте. Полето Заключено от в раздела Информация за достъпа показва кой го държи. Когато приключите, натиснете Отключи.
Забравено заключване
Заключеният файл остава заключен, докато човекът, който го е заключил, не го отключи. Ако колегата отсъства, обърнете се към администратора.
Преместване
Отбележете файловете в списъка, после Действие, Премести файловете и изберете новата директория. За да премествате, трябва да имате право за редакция и в двете директории.
Споделяне с линк
Документ или цяла директория може да се изпрати на човек извън системата:
- Отворете файла или директорията.
- Действие, Сподели.
- В прозореца има линк за копиране. По желание добавете Получатели и бележка и натиснете Изпрати - линкът тръгва по имейл.
Който има линка, отваря точно този файл или директорията с нейното съдържание, без вход в системата. Затова споделяйте само документи, които могат да излязат извън фирмата.
Клиентски портал
Клиент или доставчик с достъп до портала може да вижда определени директории постоянно, без линк при всеки документ:
- Администраторът добавя потребителя на портала в група за достъп.
- Групата се добавя в раздела Групи на директорията.
Партньорът вижда директорията в своя портал, в раздел Документи (адрес /my/dms).
Архивиране
Документ, който вече не трябва да се вижда, се архивира, а не се трие: Действие, Архивирай. Архивираният файл не се показва в списъците, но съществува и се намира с филтъра Архивирани файлове. Връща се с Разархивирай.
В деловодството не се трие
Документ с входящ или изходящ номер винаги се архивира. Изтриването оставя дупка в номерацията, а номерът вече стои на хартиения оригинал.
Документи към фактури и други записи
Ако администраторът е свързал хранилище с бизнес записи (Настройка, стъпка 7), прикаченото към фактура или поръчка се появява и в Документи, в поддиректория с името на записа. Не качвайте файла втори път. Кой го вижда тук решават правата върху самата фактура.
Следващи стъпки
- Деловодство и етикети - завеждане на входящ и изходящ документ и печат на етикет.
- Настройка - хранилища, групи за достъп, номерация.