Деловодство и етикети

Аудитория

Деловодителят, офис асистентът или всеки, който завежда входяща и изходяща поща. Завеждането на един документ отнема под минута.

Деловодството е надстройката PLANA DMS Registry върху модула Документи. Тя добавя към всеки файл четири полета и печат на етикет:

Поле	Какво е
Вид документ	Входящ, Изходящ или Вътрешен. Изборът завежда документа в регистъра
Вх./изх. номер	Даден от системата в момента на завеждане, напр. IN/2609/0014
Получател/Изпращач	Изпращачът на входящ документ, получателят на изходящ
Проект	Проектът, към който се отнася документът

Файл без вид документ не е заведен и няма номер - това е обикновен файл в Документи.

Завеждане на входящ документ

1. Сканирайте документа.
2. Документи, Файлове, изберете директорията (напр. „Деловодство / Входящи") и качете файла (виж Качване).
3. Отворете файла. Над съдържанието е блокът на деловодството.
4. Вид документ: Входящ документ.
5. Получател/Изпращач: кой го е изпратил. Изберете контакта или създайте нов.
6. Проект: по желание.
7. Запишете. Появява се Вх./изх. номер, напр. IN/2609/0014.
8. Натиснете Печат на етикет и залепете етикета върху хартиения оригинал.

Изходящ и вътрешен документ се завеждат по същия начин - изберете Изходящ документ (номер OUT/…) или Вътрешен документ (номер INR/…, за заповеди, протоколи, вътрешни докладни).

Проверете вида, преди да запишете

Номерът се дава веднъж, при първото записване с избран вид. След това полето Вид документ става само за четене: видът не може да се смени, нито да се изтрие, защото номерът вече е на хартията. Ако сте сгрешили вида, архивирайте документа и го заведете наново с правилния вид.

Как се образува номерът

IN/2609/0014:

• IN - вид (IN входящ, OUT изходящ, INR вътрешен);
• 2609 - година и месец на създаване на файла (септември 2026);
• 0014 - пореден номер във вида. Броячът е общ за вида и продължава от месец в месец.

Всяка фирма в базата може да има свой префикс (напр. ТКБГ-ВХ/) и броячът ѝ е отделен - виж Настройка, стъпка 8. Един и същ номер не може да се повтори в една фирма.

Регистърът като списък

Документи, Файлове, превключете на списък. С надстройката списъкът показва колоните Вх./изх. номер, Вид документ, Получател/Изпращач и Проект - това е деловодният регистър. Скрийте или покажете колоните от иконата вдясно на заглавния ред.

Полезни изгледи:

Какво търсите	Как
Всички входящи за месеца	Филтър Входящи + филтър по дата на създаване
Кореспонденцията с един контрагент	Напишете името в търсенето, изберете „Търси в Получател/Изпращач"
Документ по номер	Напишете номера (или част от него), изберете „Търси в Вх./изх. номер"
Документите по проект	Групиране по, Проект
Разбивка по вид	Групиране по, Вид документ

Регистърът се изнася в Excel от списъка: отбележете редовете, Действие, Експортиране.

Всяка промяна по вида, номера, получателя/изпращача и проекта се записва в чатъра на файла - кой и кога.

Печат на етикет

Етикетът свързва хартията със системата: номерът, датата и получателят/изпращачът са върху оригинала, а QR кодът отваря файла в системата при сканиране с телефон (след вход).

Един етикет за един документ - от отворения файл, бутонът Печат на етикет горе.

По един етикет за няколко документа - отбележете файловете в списъка, после Печат, Етикет на документ. Всеки файл е отделна страница.

Няколко копия (напр. за оригинал и копие) - отбележете файловете, Действие, Печат на етикети. В прозореца за всеки документ задайте Брой етикети и натиснете Печат. Ред с 0 не се печата.

Излиза PDF с точния размер на етикета. Отпечатайте го на етикетния принтер с размер на хартията, равен на избрания формат, и мащаб 100% (без „Побиране в страницата").

Какво има на етикета, форматът и видът на кода се настройват от Документи, Конфигурация, Настройки на етикетите - виж Настройка, стъпка 9.

Откъде идва партньорът на етикета

Ако документът има Получател/Изпращач, печата се той. Ако няма, но файлът е прикачен към запис (фактура, поръчка, контакт), печата се контрагентът на този запис. Датата е датата на създаване на файла.

Чести съобщения

Съобщение	Причина и решение
Видът на документ, който вече има номер в регистъра, не може да се сменя	Документът е заведен. Архивирайте го и заведете нов с правилния вид
Файлът … няма стойност за баркода	Полето, избрано за Съдържание на баркод, е празно за този файл - напр. кодира се вх./изх. номер, а файлът не е заведен. Заведете го или сменете съдържанието на баркода
Стойността … не може да се кодира като EAN13	EAN13, EAN8 и UPCA приемат само цифри. Изберете QR или Code128 в настройките на етикетите
Няма номерация за вид …	Номерацията на този вид е изтрита или архивирана. Обърнете се към администратора
Етикетът излиза празен или на две страници	Принтерът печата с мащаб, различен от 100%, или с друг размер хартия. Проверете настройките на драйвера

Вижте още

• Настройка - права, хранилище, номерация и етикети.
• Работа с документи - качване, търсене, споделяне, архивиране.