Настройка на Документи и деловодството

Аудитория

Администратор на системата или отговорникът за документооборота във фирмата. Първоначалната настройка отнема около половин час.

Документите в PLANA Business Cloud стоят на два модула:

Модул	Какво дава
Документи (OCA dms)	Хранилища, дърво от директории, файлове, права по директория, етикети и категории, преглед, заключване, споделяне с линк, клиентски портал, имейл псевдоним на директория
PLANA DMS Registry (plana_dms_registry)	Деловодство върху същите файлове: вид документ (входящ, изходящ, вътрешен), входящ/изходящ номер, получател/изпращач, проект, етикет с QR код за печат

Надстройката не е отделна система за документи. Всеки документ е обикновен файл в Документи, а деловодството добавя към него няколко полета и печат на етикет. Файл без вид документ си остава обикновен файл.

Настройката върви в този ред: права, хранилище, групи за достъп, директории, после деловодството и етикетите.

1. Права на потребителите

Отворете Настройки, Потребители и фирми, Потребители, изберете човека и в раздела с правата задайте реда Документи:

Ниво	Какво може
Потребител	Вижда менюто Документи и работи с файловете в директориите, до които има достъп
Мениджър	Всичко от Потребител, плюс менюто Конфигурация, Система (хранилища, миграция, групи за достъп), скритите хранилища и Настройки на етикетите

Правото в менюто не е достъп до папките

Ниво Потребител отваря само менюто. Кои директории човек вижда и какво може да прави в тях решават групите за достъп (стъпка 3). Потребител без група за достъп вижда празен списък.

2. Хранилище

Хранилището казва къде физически стоят файловете. Отворете Документи, Конфигурация, Система, Хранилища и натиснете Нов.

• Име - напр. „Деловодство".
• Начин на съхранение:
  • База данни - файловете са в базата. Просто, но базата расте с всеки файл и архивите стават по-тежки.
  • Файлово хранилище - файловете са на диска на сървъра, както прикачените файлове в Odoo. Препоръчваме го за деловодство и общи папки.
  • Прикачен файл - за документи, закачени към бизнес записи (фактури, поръчки, контакти). Виж Документи към бизнес записи.
• Фирма - при няколко фирми в една база директориите и файловете на хранилището са достъпни само за избраната фирма. Оставете празно за общо хранилище.
• Хранилището е скрито - директориите и файловете не се показват на обикновени потребители, само на мениджъри.

Смяна на начина на съхранение

Начинът на съхранение може да се смени и по-късно, но вече качените файлове остават там, където са били. Бутонът Мигрирай файловете в хранилището ги премества наведнъж, а Документи, Конфигурация, Система, Миграция показва кои файлове още чакат. При голям обем го правете извън работно време.

3. Групи за достъп

Групата за достъп казва кой и какво може в дадена директория. Отворете Документи, Конфигурация, Система, Групи за достъп и натиснете Нов.

• Име на групата - напр. „Деловодство - всички", „Счетоводство", „Ръководство".
• Правата: Право за създаване, Право за редакция, Право за изтриване. Правото за четене е винаги включено - който е в групата, вижда директорията.
• Членове на групата, по три начина, които се събират:
  • Изрично посочени потребители - конкретни хора;
  • Групи - цели групи потребители от Odoo (напр. всички от счетоводството);
  • Родителска група - групата наследява членовете и правата на друга група.

Започнете с една администраторска група с трите права и себе си вътре, и после добавяйте групи за отделните отдели. Типичен пример:

Група	Членове	Създаване	Редакция	Изтриване
Деловодство - администратор	отговорникът за документите	✓	✓	✓
Деловодство - служители	всички вътрешни потребители	✓	✓
Ръководство	управителят	✓	✓

Изтриване

Давайте Право за изтриване на малко хора. В деловодството документ с номер не бива да изчезва - вместо да се трие, файлът се архивира (виж Работа с документи).

4. Директории

Директориите са папките, които потребителите виждат. Отворете Документи, Директории и натиснете Нов.

Основна директория (най-горното ниво):

1. Име - напр. „Деловодство".
2. Отметнете Е основна директория и изберете Хранилище от стъпка 2.
3. В раздела Групи добавете групите за достъп, които трябва да я виждат.
4. Запишете.

Поддиректория:

1. Име - напр. „Входящи 2026".
2. Оставете Е основна директория празно и изберете Родителска директория.
3. Наследяване на групите е включено по подразбиране: поддиректорията пази правата на родителя. Добавете още групи в раздела Групи, ако тук трябва да влизат и други хора. Изключете наследяването, само ако поддиректорията трябва да е по-затворена от родителя (напр. „Трудови договори" в общата папка).

Разделът Пълни групи показва крайния резултат - всички групи, които реално имат достъп, заедно с наследените. Проверявайте го, когато някой „не вижда папката".

Примерно дърво за деловодство:

Деловодство                (служители: създаване и редакция)
├── Входящи
├── Изходящи
├── Вътрешни (заповеди, протоколи)
└── Договори
    └── Трудови договори   (без наследяване, само Ръководство)

Категория и етикети на директорията

На директорията може да се сложи Категория и Етикети. Те служат само за подреждане и търсене и не дават права. Създават се от Документи, Конфигурация, Организиране, Етикети и Категории.

5. Общи настройки

Документи, Конфигурация, Общи настройки (вижда се от администратора на системата):

• Максимален размер на качен файл в MB - по подразбиране 25 MB. Сканирани договори с много страници понякога го надхвърлят.
• Забранени разширения на файлове - списък, разделен със запетаи, напр. exe,msi,bat.

6. Входяща поща в директория

Всяка директория може да има свой имейл адрес: писмото, изпратено на него, влиза като документи. Настройва се в раздела Имейл псевдоним на директорията.

• Имейл псевдоним - частта преди @, напр. vhodyashti, дава vhodyashti@вашият-домейн.
• Приемай имейли от - от всички, само от контакти, които вече са в системата, или само от последователите на директорията. За деловодство изберете поне „контакти в системата", за да не влиза спам.
• Разопаковай имейлите като:
  • Поддиректория - всяко писмо става поддиректория с името на темата, а прикачените файлове влизат в нея;
  • Отделни файлове - прикачените файлове влизат направо в директорията.

Нужна е входяща поща

Псевдонимът работи само ако базата има домейн за псевдоними и входящ пощенски сървър. Ако полето за домейн след @ е празно, това още не е настроено - обърнете се към PLANA.

7. Документи към бизнес записи

С хранилище с начин на съхранение Прикачен файл прикачените файлове към фактури, поръчки, контакти и т.н. се появяват и в Документи, без да се качват втори път.

1. Създайте хранилище с Начин на съхранение: Прикачен файл.
2. В Свързани модели изберете видовете записи, напр. Фактура (Журнален запис) или Контакт.
3. По желание: Създавай файлове от прикачените към съобщенията - и прикачените в чатъра файлове стават документи.
4. Наследяване на правата от свързания запис се включва автоматично: файлът вижда само този, който вижда и самата фактура. Тогава групи за достъп на тези директории не се задават.
5. Създайте основна директория в това хранилище и в полето Модел изберете същия вид запис.

Оттук нататък първото прикачване към всяка фактура създава поддиректория с името на фактурата и файл за всеки прикачен документ.

8. Номерация на деловодството

Надстройката идва с три готови номерации, по една за вид документ:

Вид документ	Пример за номер	Номерация
Входящ документ	IN/2609/0001	Registry - Incoming Documents
Изходящ документ	OUT/2609/0001	Registry - Outgoing Documents
Вътрешен документ	INR/2609/0001	Registry - Inner Documents

2609 е годината и месецът на завеждане (септември 2026), 0001 е поредният номер. Броячът продължава от месец в месец, не започва отначало всеки месец.

Собствен префикс за фирмата (напр. ТКБГ-ВХ/):

1. Включете режима за разработчици (Настройки, най-долу Активиране на режима за разработчици).
2. Отворете Настройки, Технически, Последователности и потърсете „Registry".
3. Отворете нужната номерация и я Дублирайте.
4. В копието задайте Фирма и сменете Префикс. Кодът на последователността остава същият.
5. Запишете. Оттук нататък документите на тази фирма се номерират по копието, а другите фирми - по общата номерация.

Ако искате броячът да започва от 1 всяка година, в същата последователност включете опцията за подпоследователности по периоди (Use subsequences per date_range) и добавете период за годината.

Номерът е окончателен

Номерът се дава веднъж, в момента, в който на файла се избере вид. След това видът не може да се смени, нито да се изтрие, защото номерът вече е на хартията. Затова проверявайте префикса преди да заведете първия истински документ.

9. Етикети за печат

Етикетът се лепи върху хартиения оригинал и носи номера, датата, получателя/изпращача и QR код, който отваря файла в системата. Настройва се от Документи, Конфигурация, Настройки на етикетите (изисква ниво Мениджър).

Формат на хартия

Формат	За какво
Label (62x100)	Ролка 62 mm на етикетен принтер Brother QL, етикет 100 x 62 mm - по подразбиране
Label (62x29)	Същата ролка, малък етикет
Label (100x50)	Етикет 100 x 50 mm
Label (A4)	Обикновен лист A4, кодът в ъгъла - за печат направо върху документа

Оформление - Код вдясно, Код вляво, Код отдолу или A4 (QR долу вдясно).

Какво се печата - отметнете кое да излиза на етикета:

Отметка	Какво печата
Показване на име	Името на файла
Показване на компания	Фирмата на документа
Показване на вх./изх. номер	Номерът от деловодството (само за документи с вид)
Показване на дата	Датата на създаване на файла
Показване на проект	Проектът на документа
Показване на партньор	Получателят/изпращачът; ако няма - контрагентът на записа, към който е закачен файлът
Показване на баркод	QR или линеен код
Показване на URL	Линкът към файла като текст

Баркод:

• Вид - по подразбиране QR. Възможни са и Code128, EAN13 и др.
• Съдържание на баркод - кое поле на файла се кодира. По подразбиране URL на документа: сканирането с телефон отваря файла в системата (след вход). Може да се избере и Вх./изх. номер - удобно с Code128 и скенер в деловодството.
• Четимост - стойността се печата и като текст до кода.
• Ширина и Височина на кода в пиксели.

EAN13, EAN8 и UPCA приемат само цифри

Тези видове не могат да кодират линк или номер като IN/2609/0001. Ако ги изберете, печатът спира със съобщение кой файл не може да се кодира. За деловодни номера ползвайте QR или Code128.

Собствен формат на хартия. Ако етикетите ви са с друг размер, в режим за разработчици отворете Настройки, Технически, Отчитане, Формат на хартия, създайте формат с размерите и полетата и отметнете Етикет на документ - тогава се появява в настройките на етикетите. Проверявайте нов формат с един пробен печат на реалния принтер.

Следващи стъпки

• Работа с документи - качване, търсене, заключване, споделяне.
• Деловодство и етикети - завеждане на входящ и изходящ документ и печат на етикет.